الدرس الرابع عشر من دروس تعلم الأوفيس (الوورد)

الدرس الرابع عشر من دروس تعلم الأوفيس (الوورد)

--------------------------------------------------------------------------------


بسم الله الرحمن الرحيم
الدمج السهل من لوحة المفاتيح في برنامج الـ Word





لدى برنامج وورد أساليب مختلفة لملئ النماذج Forms، ويبدو أن المشكلة الأصعب في إنشاء نموذج، هي اختيار الطريقة المناسبة لملء الحقول فيه .

افرض أن لديك رسالة تريد أن تكتبها لتوديع اصدقائك ولا تفضل إرسال e-mail لهم، تريد أن تجعلها رسالة ورقية، تكتب الرسالة في الوورد، وفي كل مرة تغير اسم صديقك فقط وتطبع نسخته . إليك طريقة برمجة حلوة شوفها واعمل تطبيقات عليها ..

افرض أن لديك لديك وثيقة أو رسالة بها فراغات عليك ملؤها كل مرة بمعلومات جديدة ، وافرض أن المعلومات الجديدة ستملأ بها أكثر من فراغ داخل الرسالة ، أحد الأساليب السهلة لحل هذه المسألة هو استخدام حقول نماذج وورد . تستطيع ملء الفارغات باستخدام زر Enter أو زر Tab ولكن ستضطر لأعادة كتابة المعلومات المكررة في كل فورم أو حتى في فورم واحد . كذلك بامكانك استخدام حقل Fill-in ولكنه أيضا سيقوم بطرح السؤال عليك أكثر من مرة .

وهذه طريقة سهلة لإدخال المعلومات ذاتها في أكثر من مكان واحد بدون إعادة ضربها على لوحة المفاتيح يقوم الوورد فيها بسؤالك عدة أسئلة تقوم بالإجابة عليها وهو يملأ فراغ أو أكثر من الرسالة أو الفورم بالإجابة المحددة .

سنستخدم حقل Ask وحقل Ref ، وإليكم الطريقة :

يمكنك انشاء نموذج رسالة باستخدام الحقل Ask ، لكتابة الرسالة أولا ثم تحديد جميع أماكن الفراغات التي تريد أن تدمج فيها المعلومات من لوحة المفاتيح ، ثم إدخال الحقل Ref لكل من تلك الأماكن الفارغة ، مستخدما الشكل : {Ref AnyName} تمثل الإشارة المرجعية " AnyName " سلسلة من الحروف أو الأرقام لا تفصل بينها فراغات أو علامات ترقيم ، والأفضل أن يكون اسم الإشارة المرجعية AnyName وصفيا بحيث يدل على محتواه مثل الأسماء التالية : FirstName ، LastName ، Adress .

إذا كان مفهوم الحقول جديدا عليك انتبه إلى ان برنامج وورد يقدم عدة طرق لإنشاء الحقول ، منها :

1- من قائمة إدراج Insret / حقل Fiekd .

2- إذا كنت تعرف اسم الحقل فإن اسرع طريقة هي ان تضغط على مفتاحي Ctrl+F9 معا ، ستظهر لك معلمات الحقل وهي أقواس كبيرة مقوسة ويترك المؤشر بينهما : {l} ، تستطيع بعد ذلك إدخال النص في الحقل وعندما تنتهي استخدم الاسهم لتخرج المؤشر من داخل الاقواس ثم تتابع ادخال النص .

يأخذ الحقل Ask هذا الشكل :

{ "Ask AnyName " Enter the AnyName } .

ويأخذ الحقل Ref هذا الشكل : {Ref AnyName} .

وإلى درس عملي عن حقول برنامج الوورد :

أكتب في صفحة الوورد العادية :
{Ask FirstName "Plz. Enter FirstName." } {Ask LastName "Plz. Enter LastName." }

{Ask Adress "Plz. Enter Adress." } {Ask YourName "Plz. Enter YourName." }



{Ref FirstName} {Ref LastName} {Ref Adress} {Ref YourName }

Dear {Ref FirstName}:

جسم الرسالة ؛ مثلا :

-أغبى رسالة شفتها أوكتبتها -

انتبه إذا استخدمت المفتاحين Alt+F9 للتقلب بين شيفرة ونتائج الحقول ؛ فإن الحقول ستختفي من الشاشة .

• إدراج البيانات : بالضغط على مفتاحي Ctrl+A لإختيار الملف كاملا ، ثم إضغط على مفتاح F9 لتحديث الحقول وسيطلب منك وورد البيانات الخاصة بكل حقل ، لا حظ انه يمكنك ادخال ضغطة Enter كجزء من جوابك ، وهو أمر مفيد للعناوين المكونة من عدة سطور مثلا ، استخدم الماوس لإنهاء كل سؤال بالنقر على زر موافق Ok سيدرج وورد أجابتك في الأماكن المناسبة في الملف بعد ان تنهي الإجابة على جميع الأسئلة .

• ويمكنك التنقل بين اظهار شيفرات الحقول واظهار نتائج الحقول باستخدام مفتاحي Alt+F9 .إقرأ الوثيقة لتتأكد من أن جميع البيانات في مكانها الصحيح .

• إذا أردت طباعة هذه الرسالة – أو الوثيقة – لا بد من أن تضبط خصائص طابعتك بحيث تحدث الحقول ثم تستخدم امر الطباعة لتطبع لك نتائج الحقول ؛ ولكي تضبط خصائص طابعتك اتبع التالي :

من قائمة ادوات Tools / خيارات Options / ثم اختر لسان التبويب طباعة Print / تأكد من وجود علامة الصح عند " تحديث الحقول Update Fields " .

عندما تضبط خصائص طابعتك على التحديث ثم تطلب طباعة ملف فسيقوم الوورد بسؤالك الاسئلة الموجودة في الحقول وسيضع أجوبتها التي ادخلتها كـ defult فما عليك سوى الضغط على موافق ok وهذا للتأكد فقط .

إذا كنت تريد إرسال النوذج عبر البريد الإلكترني – غيرت رأيك – كوثيقة وورد لابد عليك من إزالة الحقول وإبقاء المعلومات التي بداخلها : اضغط على مفتاح Ctrl+A لتحديد الوثيقة كاملة ثم على المفاتيح :Ctrl+Shift+F9 لتحويل نتائج الحقول إلى نص وحذف حقول Ask .

يجب أن تكون حذر في هذا السيناريو الأخير من أن تكتب فوق الملف الأصلي عند حفظ الإصدارة النهائية منه بعد إدخال المعلومات في حقول Ask ، ولكي تتجنب ذلك ؛ هناك طريقة سهلة بان تحفظ الملف الأصلي كقالب مما يوفر ميزات مريحة إضافية في الحالات الأخرى ، ولكي تقوم بحفظه كقالب اتبع التالي :

من قائمة ملف File / حفظ باسم Save as / ثم حفظ الملف بأي اسم مناسب ونوع الملف يكون Template Document .

يمكنك بعد ذلك أن تستخدم النموذج باختيار ملف File / جديد New واختيار النموذج كقالب ثم استخدام الوثيقة النسخة منها كما تحب وتغيير نصها .. ولكن لابد ان تحفظها باسم مختلف عندما تنتهي ..